Thursday, May 3, 2018

Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk


Panduan Operasional Aplikasi Validasi Data Penduduk

A)       Spesifikasi Komputer :

1)        Processor DialCore 2 Ghz

2)       Memory  1 Gb

3)       Free space Hardisk 100 Mb

B)       Spesifiasi Software :

1)       Microsoft Access 2007

2)       Foxit Reader  / Acrobat Reader

3)       SaveAsPDF

C)      Instalasi Aplikasi Validasi Data Penduduk :

1)       Masukkan CD Validasi Validasi Data Penduduk

2)       Klik SetupValidasiExe

3)       Tunggu sampai proses instalasi selesai

D)      Mengoperasikan Aplikasi Validasi Data Penduduk :

1)       Dobel Click Short Cut Validasi Data Penduduk

2)       Setelah masuk aplikasi akan muncul Security Notice klik Open

3)       Setelah masuk layar Selamat dating klik Lanjut

4)       Penting, sebelum melakukan proses selanjutnya kita harus mengisi Data Wilayah, klik Setup Wilayah, cari Desa/Kelurahan Saudara, isi NAMA_PEJABAT (Kepala Desa/Lurah) isi NIP_PEJABAT jika Kelurahan, isi PETUGAS_REGISTRASI.

5)       Setelah setup wilayah dan sebelum melakukan proses selanjutnya lakukan pencetakan Rekap sbg dasar untuk melakukan perbaikan data. Jika anda tidak akan mencetak ke harcopy anda bias melakukan dokumentasi ke softcopy yaitu dengan meng klik tombol PDF, maka file  akan tersimpan di folder c:\validasi_2013\PDF

6)       Melakukan Validasi ;  

Pada form Indek Klik tombol Validasi, Pada tampilan VALIDASI DATA KELUARGA ada 3 Tab yg bias dipilih : ANGGOTA KELUARGA, ENTRY BIODATA dan PISAH KK, DATA KK MISKIN.

7)       Perbaikan pada Header KK, (Nama KK atau Alamat);

Klik Tombol edit KK, Silahkan lakukan perbaikan data sesuai dengan data yang sebenarnya, klik Simpan, setelah dilaukan perubahan dan di simpan maka STATUS KK yang sebelumnya muncul tulisan BELUM DIMUTAKHIRKAN menjadi SUDAH DI UBAH.

8)       Perbaikan Biodata ;

Klik Edit, setelah muncul form EDIT BIODATA lakukanlah  Validasi/Perubahan/Perbaikan data terhadap data yang terdapat kesalahan atau kekurangan, jangan lupa melakukan validasi terhadap data AKSEPTOR KB dan MEMILIKI e-KTP, klik Simpan, setelah dilakukan edit biodata maka akan terjadi perubahan pada kolom FLAG warna kuningn, untuk keterangannya sebagai berikut,

N = Data normal/ data asli, belum dilakukan validasi

E = Data yang telah di validasi\ di edit

O = Data yakin benar dan tidak dilakukan lagi validasi

P = Data akan melakukan proses Pisah KK

TD = Data hasil penambahan karena Kedatangan

TL = Data hasil penambahan karena Kelahiran

TS = Data hasil penambahan karena Susulan (Belum masuk Database Validasi tapi sudah masuk Database di Dinas kependudukan dan pencatatan Sipil dan sudah memiliki KK)

TT = Data hasil penambahan karena Tidak Terdata Sebelumnya

X = Data telah di hapus se keluarga bersama Header KK nya

XD = Data telah di hapus karena Dobel

XM = Data telah di hapus karena Meninggal

XP = Data telah di hapus karena Pindah ke luar Desa/Kel

XT = Data telah di hapus karena Tidak Dikenal

cari data yg akan di validasi, lkik Edit, lakukan perbaikan data sesuai dengan dokumen resmi yang dimiliki orang tersebut, pastikan data sama dengan Akta Kelahiran, STTB, Surat Nikah, SK PNS jika PNS/TNI/POLRI

9)       Proses Pisah KK

Ø  Sebagai Kepala Keluarga ;

Pada Tab ANGGOTA KELUARGA Cari data yang akan Pisah KK, pada kolom FLAG Pilih P -> Pisah KK, klik Rifresh, masuk ke tab ENTRY BIODATA dan PISAH KK, dibagian bawah klik tombol Pisah, SETELAH muncul form BIODATA PISAH KK pilih Jenis Pisah = 2. Membentuk KK baru, klik Simpan setelah muncul form DATA KELUARGA PISAH KK pilih jenis kk (1. Kk baru 2. Sudah memiliki KK), lakukan perubahan seperlunya pada alamat, jangan lupa catat No KK untuk menambahkan anggota lain, klik Simpan, klik Keluar, maka data tersebut sudah terpisah dengan membentuk kk baru.

Ø  Sebagai Anggota Keluarga ;

Pada Tab ANGGOTA KELUARGA Cari data yang akan Pisah KK, pada kolom FLAG Pilih P -> Pisah KK, klik Rifresh,  masuk ke tab ENTRY BIODATA dan PISAH KK, dibagian bawah klik tombol Pisah, SETELAH muncul form BIODATA PISAH KK pilih Jenis Pisah = 1. Numpang KK yg sudah ada, masukan nomor KK yang akan di tumpangi, ubah kolom Hubungan Keluarga nejnadi anggoata ( istri, anak, dll,) klik Simpan.

Hasil Proses Pisah kk dapat kita cetak sebagai lampiran dalam permohonan Kartu Kelurga maupun KTP. Pada Menu Cetakan klik tab Data Keluarga, klik Dokumen Data Keluarga per KK, dan untuk mencetak Formulir klik tab Formulir, Klik Permohonan KK atau Permohonan KTP.

10)    Penghapusan/Pengurangan Data ;

Ø  Menghapus data KK dengan seluruh Anggota Kealuraga ;

Pilih kk yang akan di hapus, klik tombol Delete KK, akan muncul warning sbd konfirmasi keyakinan penghapusan, tulisan pada status kk menjadi SUDAH DI HAPUS, dan seluruh naggota keluarga pada tab ANGGOTA KELUARGA pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF dengan FLAG = X.

Ø  Menghapus sebagian anggota Keluarga ;

Pilih biodata yg akan dihapus, ubah FLAG menjadi :

XD = Data telah di hapus karena Dobel

XM = Data telah di hapus karena Meninggal

XP = Data telah di hapus karena Pindah ke luar Desa/Kel

XT = Data telah di hapus karena Tidak Dikenal

Klik Rifresh, maka data akan pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF di bagian bawah.



Dari proses penghapusan, untuk pilihan Pindah dan Meninggal dapat kita teruskan ke proses selanjutnya :

Ø  Pindah ;

Pilih data yang akan dipindahkan, pada tab ANGGOTA KELUARGA kotak BIODATA_AKTIF ubah FLAG menjadi XP, klik refresh, maka data akan pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF, klik PROSES maka akan muncul form ENTRY DATA KEPINDAHAN, masukan data kepindahan dengan lengkap, klik simpan maka nomor kepindahan akan terisi, jangan lupa untuk memilih  FLAG XP pada anggota kepindahan supaya nomor terisi. Selanjutnya bisa mencatak Surat Keterangan Pindah WNI.

Ø  Meninggal ;

Pilih pada data yang Meninggal, pada tab ANGGOTA KELUARGA kotak BIODATA_AKTIF ubah FLAG menjadi XM, klik refresh, maka data akan pindah ke kotak BIODATA_TIDAK_AKTIF, klik PROSES maka akan muncul form ENTRY DATA KEMATIAN, masukan data kematian dengan lengkap, klik simpan, selanjutnya bisa mencetak FORMULIR PELAPORAN KEMATIAN.



11)     Entry/Penambahan anggota keluarga ;

Cari Keluarga yang akan di tambahkan anggota baru, klik tab ENTRY BIODATA dan PISAH KK, pada kotak ENTRY BIODATA klik Entry, akan muncul ENTRY BIODATA WNI (penambahan), pilih Jenis Penambahan (1. Kalahiran 2. Kedatangan 3.Penambahan karena belum terdata) ;

(1)     Kelahiran ;

NIK akan terisi secara otomatis, Masukan Nama Lengkap dan data lainnya dengan lengkap, klik Simpan, akan muncul Warning : Lanjut ke permohonana AKTA KELAHIRAN?, Jika tidak klik No dan entry lagi anggota yag berikutnya dengan klik Tambah, kalau  pilih Yes berarti kita akan melakukan proses PERMOHONAN AKTA KELAHITRAN, masukan data kelahiran dengan lengkap, kemudian masukan data Ibu pada Tab DATA IBU dengan meng-klik tombol pencarian di sebelah NIK (NIK IBU secara otomatis sudah ada), muncul HASIL PENCARIAN DATA, klik Insert maka data ibu akan masuk, klik tab DATA AYAH dan lakukan cara seperti memasukan data Ibu (NIK AYAH secara otomatis sudah ada), masukan DATA PELAPOR, DATA SAKSI I, dan DATA SAKSI II dengan memasukan NIK secara manual, setelah selesai kita bias langsung mencetak permohonan Akta Kelahiran ke Printer langsung atau kedalam bentuk PDF.

(2)     Kedatangan ;

Masukan NIK bawaan, Masukan Nama Lengkap dan data lain dengan lengkap, klik Simpan.

(3)     Penambahan karena belum terdata;

Penambahan ini di khususkan bagi penduduk yang belum terdata sebelumnya tetapi sudah tinggal lama di daerah atau dlm keluarga tersebut, masukan data dengan lengkap, NIK akan terisi secara otomatis , klik Simpan.

12)    Entry/Penambahan KK baru, (Bukan pisah KK);

Pada form Index klik Tombol Entry Data, akan muncul form ENTRY KK BARU masukan Jenis KK (1. KK baru, tidak terdata atau pendatang 2. Sudah Memiliki KK);

(1)     Nomor KK akan terisi secara otomatis, Masukan data Header KK meliputi Nama kepala kel, alamat, RT,RW,kodepos beserta DATA KK MISKIN, pilih TAHAPAN KS (1. Pra KS  2. KS I 3.KS II 4.KSIII 5.KSIII+), masukan data kk miskin berikutnya dangan meng-klik kotak (bantuan yang diterima) JAMKES, RUMAH TIDAH LAYAK HUNI, PKH, atau bantuan lain dengan mengisi kolom LAINNYA, klik Simpan, akan langsung masuk ke form ENTRY BIODATA WNI (KK Baru), masukan Biodata dengan lengkap, klik Simpan, klik tombol Tambah Anggota untu memasukan anggota keluarga berikutnya, Jika sudah masuk semua klik tKeluar, kemudian klik Kembali.



E)       Validasi DATA KK MISKIN ;

Lakukan validasi terhadap setiap KK mengenai TAHAPAN  KELUARGA SEJAHTERA (1. Pra KS  2. KS I 3.KS II 4.KSIII 5.KSIII+), dan JENIS BANTUAN YANG DITERIMA, (JAMKES, RUMAH TIDAH LAYAK HUNI, PKH, dan LAINNYA)



F)       Setelah proses Validasi selesai kita bias melakukan Pencetakan, (Rekap, Daftar, dan Laporan).

File Aplikasi validasi tersebut untuk segera di kirimkan ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sumedang untuk dilakukan penggabungan data dan dijadikan sebagai Database pelayanan, aplikasi harus tetap digunakan oleh Desa/Kelurahan sebagai pelayanan sehari hari dan pelaporan Kependudukan bulanan ke tingkat Kecamatan dengan mencetak Laporan Perkembangan Pendududk (dengan dilampirI 1. Laporan Kelahiran Bulanan, 2. Laporan Kematian Bulanan, 3.Laporan Kepindahan Bulanan, 4. Laporan Kedatangan Bulanan, 5. Laporan Penambahan Lain dan 6. laporan Penghapusan lain).  Pihak Kecamatan meneruskan laporan bulanan beserta lampiran tersebut kepada Dinas Kependuddukan dan Pencatatan Sipil.  


4 comments:

  1. Untuk Mendapatkan Aplikasinya Gimana Pa ?

    ReplyDelete
  2. Mohon kirimkan aplikasinya ke achunp@gmail.com
    Terima kasih

    ReplyDelete
  3. Mohon kirimkan aplikasinya ke achunp@gmail.com
    Terima kasih

    ReplyDelete
  4. mohon dikirimkan aplikasinya ke habirau.ds@gmail.com ... terima kasih atas info dan bantuannya

    ReplyDelete

Dapatkan comment widget ini di sini